Kurz beantwortet: Ja, als Unternehmen dürfen Sie Ihre eigenen Firmenfahrzeuge orten, allerdings nur unter klaren Bedingungen. Da die Standortdaten Rückschlüsse auf die Fahrer zulassen, gilt die DSGVO: Sie brauchen einen legitimen Zweck wie Diebstahlschutz oder Tourenplanung, müssen alle betroffenen Mitarbeiter vorab informieren und den Betriebsrat einbeziehen, falls einer besteht. Heimliche Ortung von Beschäftigten ist unzulässig.
Das Fahrzeug gehört dem Unternehmen, die Bewegungsdaten aber betreffen die Menschen, die es fahren. Genau dieser Doppelcharakter bestimmt die Rechtslage bei der Ortung von Firmenwagen. Gegen die Ortung als solche spricht nichts, denn Diebstahlschutz, Disposition und Nachweis von Einsatzzeiten sind anerkannte betriebliche Zwecke, für die Flottenbetreiber ihre Fahrzeugstandorte zentral im Blick behalten wollen.
Diese Pflichten treffen den Arbeitgeber
- Zweck festlegen: Definieren Sie schriftlich, wofür die Ortung dient, und nutzen Sie die Daten ausschließlich dafür.
- Mitarbeiter informieren: Jede Fahrerin und jeder Fahrer muss vor der ersten Fahrt wissen, dass und wozu geortet wird. Verdeckte Überwachung von Beschäftigten ist unzulässig.
- Betriebsrat beteiligen: Besteht ein Betriebsrat, hat er bei technischen Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind, ein Mitbestimmungsrecht. Eine Betriebsvereinbarung schafft hier Klarheit.
- Datensparsamkeit: Erheben Sie nur, was der Zweck erfordert, und legen Sie Löschfristen fest. Eine Dauerüberwachung außerhalb der Arbeitszeit, etwa bei erlaubter Privatnutzung, ist besonders kritisch und sollte abschaltbar sein.
Praktische Umsetzung
Bewährt hat sich ein abgestuftes Konzept: Ortung primär zum Schutz des Fahrzeugs, Zugriff auf Bewegungsdaten nur für einen kleinen, benannten Personenkreis, und transparente Regeln in einer kurzen Richtlinie oder Betriebsvereinbarung. Technisch lässt sich das mit einem GPS-Tracker ohne Abo je Fahrzeug umsetzen, wobei die Daten bei einem deutschen Anbieter auf einem deutschen Ortungsserver liegen, was die datenschutzrechtliche Bewertung erleichtert.
Wer diese Punkte beachtet, kann Firmenwagen rechtssicher orten. Wer sie ignoriert, riskiert Bußgelder nach der DSGVO und arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen.
Ein weiterer praktischer Rat: Beschränken Sie Auswertungen auf das Notwendige, etwa auf Tagesrouten statt sekundengenauer Profile, und protokollieren Sie, wer wann auf die Daten zugreift. Je enger Zugriff und Auswertung geregelt sind, desto leichter fällt die Rechtfertigung gegenüber Beschäftigten und, falls es je darauf ankommt, gegenüber der Datenschutzaufsicht.
Hinweis: Diese Darstellung ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Lassen Sie Ihr Ortungskonzept im Zweifel arbeits- und datenschutzrechtlich prüfen.